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Terminkalender: Selbst steuern, statt fremdgesteuert

Terminkalender: Selbst steuern, statt fremdgesteuert

In der Geschäftswelt ist unser Outlook-Kalender ein Werkzeug, mit dem wir weniger planen, als dass wir uns verplanen lassen. Nicht selten passiert es, dass dadurch die eigentliche Arbeit, welche man sich für diese Woche vorgenommen hat, liegen bleibt. In diesem Artikel zeige ich, wie Du deinen Kalender richtig organisierst und welche Zeiträume Du für dich blocken solltest.

Selbst steuern statt fremdgesteuert

Der typische Terminkalender schaut bei vielen wie auf nachfolgendem Screenshot aus. Außer Terminen findet man in diesem Kalender nichts. Hierzu zählen neben Projektmeetings, Teammeetings, Jour-Fixes und Dailies, auch Workshops. All diese Termine haben meist eines gemeinsam: Sie wurden von anderen Personen eingestellt.

Betrachtet man nachfolgenden Kalender, so bietet dieser viel Platz. Auch Platz für Interpretationsspielraum. Bei einem so leeren Kalender kann schnell der Eindruck entstehen, dass die besagte Person viel Zeit hat. Dritten gibt dieser Kalender zudem die Möglichkeit nahezu überall einen Termin einzustellen. Schließlich scheint die Person ja nicht verplant zu sein.

Klassischer Terminkalender mit Terminen
(Abbildung 1 – Leerer Kalender, der allerdings nicht sehr lange leer bleiben wird)

Das Problem bei solch leeren Kalendern ist, dass diese oft nicht lange leer bleiben. Blickt man zu Beginn der Woche auf den Kalender, schaut dieser wie in der Abbildung oben aus. Dabei bleibt es jedoch nicht. Denn zu den beiden, bereits in der Vorwoche eingestellten Terminen gesellen sich nun viele weitere Termine zu dem recht leeren Kalender hinzu. Passt ja, denn schließlich hat die Person ja nichts zu tun. Also schaut der Kalender im weiteren Wochenverlauf meist aus, wie in Abbildung 2.

Wenn Dein Kalender Dich kontrolliert

Leerer Kalender der durch Dritte gefüllt wird - Nichts zu arbeiten oder die Arbeit nicht richtig verplant

Auf einmal reiht sich ein Termin an den nächsten. Sei es nun das Team-Meeting, der Jour-Fixe mit dem Chef und jede Menge weitere Termine, die auf einmal den Kalender füllen und einem rauben, was für die Arbeit essentiell ist: Zeit & Motivation. Denn was passiert, wenn wir am Freitag ins Wochenende gehen, auf die Woche zurückblicken und feststellen wie wenig wir von den Dingen erreicht haben, die wir uns zu Beginn der Woche vorgenommen hatten? Wir sind demotiviert. Und demotiviert ins Wochenende zu gehen ist ja schon doof!

Du siehst, mit einem leeren Kalender kommst Du nicht sonderlich weit, da dieser meist nicht lange leer bleibt. Doch ganz gleich, ob dein Kalender leer bleibt, weil Du tatsächlich nicht so viele Termine hast, oder der Kalender sich im weiteren Wochenverlauf füllt, mit dem folgenden Tipp erreichst Du, dass Du die Arbeit, welche Du dir zu Beginn der Woche vorgenommen hast, tatsächlich auch schaffst.

Plane Dich selbst und lass Dich nicht verplanen

Terminkalender - Tagesplanung selbstgesteuert oder fremdgesteuert

Nutze deinen Kalender, um deiner Wochenplanung mehr Raum zur Verwirklichung zu geben. Zunächst einmal solltest Du nicht gleich mit E-Mail Nachrichten in den Tag starten, sondern nach dem Eisenhower-Prinzip bereits als dringend und wichtig eingestufte Aufgaben zunächst bearbeiten. Diese Aufgaben direkt zum Start des Tages zu erledigen, wirkt sich positiv auf den weiteren Tagesverlauf aus. Denn hat man erst einmal dringende Aufgaben erledigt, kann man mit freiem Kopf den weiteren Arbeitstag angehen.

Im Anschluss solltest Du jedoch einen Blick in deinen Posteingang werfen und neue E-Mail Nachrichten direkt bearbeiten. Hast Du dein Posteingang bearbeitet, geht es im Anschluss an Projektarbeiten. Konzeption, Entwicklung, Grafikdesign und andere projektbezogenen Tätigkeiten, sind hier bestens aufgehoben. Denn um diese Zeit bist Du besonders leistungsfähig. Daher solltest Du dir hier nach Möglichkeit einen Blocker im Kalender setzen, um das Potential ausschöpfen zu können. 2 1/2 Stunden, die Du mit einer kleinen Unterbrechung (Kaffee-/Zigarettenpause) konzentriert arbeiten kannst, ohne dass Du dich durch E-Mails und Messenger ablenken lässt, bevor es dann in die wohlverdiente Mittagspause geht.

Zurück am Arbeitsplatz wird erneut der Posteingang auf neue Nachrichten geprüft und diese gemäß dem Eisenhower-Prinzip und der 2-Minuten-Regel bearbeitet. Du kannst den Nachmittag entweder dazu nutzen, um an die Arbeiten am Vormittag anzuknüpfen, oder nimmst hier Meeting-Termine wahr.

Im Anschluss abschließend noch einmal E-Mails checken und dann geht es an die Planung des nächsten Tages (Ivy-Lee-Methode). Zudem hast Du hier die Möglichkeit den Tag und die eigene Arbeitzu reflektieren und Optimierungen vorzunehmen.

Den Vormittag, inklusive der Mittagspause solltest Du dich, sofern es dir möglich ist, verbindlich verplanen. Die Termine am Nachmittag zwar hinterlegen, aber als „frei/verfügbar“ kennzeichnen. Achte bei deinen eigenen Terminen darauf, dass diese Dich nicht, wie meist üblich 15 Minuten zuvor erinnern, sondern erst zum Startzeitpunkt der Tätigkeit. Ansonsten erlebst Du möglicherweise zu viel Ablenkung.

Freitags, kurz vor Feierabend kannst Du bereits die Wochenplanung für die nächste Woche vornehmen. Vergiss hierbei nicht Aufgaben, die Du in dieser Woche nicht erledigen konntest, in die Planung einfließen zu lassen.

Und Du? Wie organisierst Du dich, um neben all den Terminen noch Zeit für deine eigentlichen Aufgaben zu finden?

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