Start Business Werkzeuge Zeitmanagement: Welche Meetings zu welcher Uhr-/Tageszeit

Zeitmanagement: Welche Meetings zu welcher Uhr-/Tageszeit

Zeitmanagement: Welche Meetings zu welcher Uhr-/Tageszeit

Wer sich bereits etwas mit dem Thema Zeitmanagement befasst hat, kennt die Zeiten, zu welchen man besonders produktiv ist. Doch was findet häufig um Zeiten statt, wo unsere Produktivität am höchsten ist? Richtig, Meetings! Also verbringt man seine Vormittage und somit die Zeit, zu welcher man normalerweise sehr produktiv sein könnte, damit in Team-Meetings und Jour-Fixes, oder belanglosen Projektstatus-Meetings zu sitzen. Keine Sorge, Du bist nicht der Einzige, der sich in einer solchen Situation befindet. Ich selbst reihe mich hier ebenfalls ein, wobei ich natürlich sagen muss, dass ich Termine, die ich selbst lege, zielgerichtet einsetze.

Welche Meetings man zu welchen Zeiten stattfinden lassen sollte und wie man dies tatsächlich steuern kann erkläre ich Dir in diesem Artikel.

Welche Meetings zu welcher Uhr-/Tageszeit

Ein wichtiges Instrument, welches mir bei der Planung von Meetings geholfen hat, ist die Leistungskurve/ Produktivitätskurve. Anhand dieser lässt sich gut erkennen, zu welchen Uhrzeiten Menschen besonders produktiv sind und zu welchen weitaus weniger.

Nun solltest Du dir bei der Zeitplanung von Meetings, als auch der eigenen Verplanung von Projektarbeiten folgende Frage stellen: Muss ich für dieses Meeting produktiv sein?

Nachfolgende Beispielszenarien sollen die richtige Termin- und Meetingplanung veranschaulichen.

Der richtige Zeitpunkt für Meetings

In den letzten 2 Jahren habe ich diverse Meetings in Frage gestellt und auch den Teilnehmerkreis dieser Meetings dazu bewegt, die Sinnhaftigkeit ihrer Meetings in Frage zu stellen. Möchtest Du selbst produktiver sein und wertvolle Arbeitszeit nicht in monotonen Meetings verbringen, fange mit deinen eigenen Terminen an, bevor Du Termine Anderer in Frage stellst.

  • 30 Minuten Jour-Fixe zwischen Führungskraft und Mitarbeiter
    Der Jour-Fixe zwischen Führungskraft und Mitabeiter wird von Führungskräften meist völlig willkürlich gesetzt. Bei Terminkonflikten neigen Führungskräfte zudem gerne dazu, Jour-Fixes regelmäßig zu verschieben. Natürlich ohne Rücksicht auf die Mitarbeiter und deren Produktivität. Wann wäre denn der richtige Zeitpunkt für einen solchen Jour-Fixe? Oder anders gefragt: Musst Du in Jour-Fixe-Terminen produktiv sein? Ich denke nicht! Als Führungskraft solltest Du daher einen Slot mit geringer Produktivität suchen.
  • 1 Stunde Team-Meeting mit Führungskraft und den Mitarbeitern
    Wenn Du nicht gerade kreative Team-Meetings gestaltest, bzw. Team-Meetings, bei welchen die Produktivität deiner Mitarbeiter gefordert wird, leg diesen Termin nicht in den Vormittag.
  • 2 Stunden Workshop für ein neues innovatives Produkt
    Manche Meetings rauben einem einfach nur Zeit, produktive Zeit. Doch bei Workshops schaut es meist anders aus. Meist, weil es je nach Teilnehmerkreis, als auch größerer Teilnehmerzahl und schlechter Organisation auch hier aus dem Ruder laufen kann. Doch gehen wir mal von einer idealen Ausgangsbasis für dieses Beispiel aus. Für einen solchen Workshop brauche ich keine Zuhörer, die nur da sitzen und nicht aktiv mitwirken, sondern volle Aufmerksamkeit und Aktivität der Teilnehmer. Einen solchen Termin sollte man daher immer in die Vormittagsstunden legen, da die Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter hier besonders hoch ist.
  • 30 Minuten Projektstatus-Meeting
    Für reine Status-Meetings muss man nicht produktiv sein. Die lassen sich entweder kurz nach der Mittagspause, bzw. in Richtung Feierabend legen. Doch Vorsicht: Wer früh kommt, geht meist auch früher.
  • 2 Stunden Blocker, um Konzept zu schreiben
    Das Erstellen von Konzepten, oder die Entwicklung von Software, oder aber andere produktive als auch kreative Tätigkeiten solltest Du idealerweise in den Vormittag packen. Hier bist Du besonders leistungsfähig.
  • Blocker zur Bearbeitung von E-Mail Nachrichten
    E-Mail Nachrichten hemmen eher die Produktivität. Demnach sollte man E-Mail-Nachrichten dann lesen und bearbeiten, wenn die Leistungskurve eine Talfahrt hinlegt. Darüber hinaus kann ich nur jedem zum Deaktivieren der E-Mail-Benachrichtigung in Outlook und jedem anderen E-Mail-Client raten.

Doch wohin mit dem Daily, aus der agilen Welt? Diese Frage hab ich mir auch schon gestellt. Aktuell findet unser Daily um 9:30 Uhr statt. Problem dabei ist nur, dass wir zu dieser Zeit alle aus unserer eigentlichen Arbeit herausgerissen werden. Nun wäre die Überlegung das Daily nach der Mittagspause, bzw. kurz vor Feierabend anzusetzen. Hier würde ich mich über Gedanken-/ Erfahrungsaustausch freuen.

HINTERLASSEN SIE EINE ANTWORT

Please enter your comment!
Please enter your name here

*